Microsoft Outlook 2019 ist ein leistungsstarkes Tool zum Verwalten von E-Mails, Kalendern, Kontakten und Aufgaben. Mit seinen zahlreichen Funktionen und Verbesserungen kann Outlook 2019 Ihnen helfen, organisiert und effizient zu bleiben. In diesem Artikel geben wir Tipps und Tricks zur Beherrschung von Outlook 2019.
Fokussierter Posteingang
Der fokussierte Posteingang hilft Ihnen, wichtige E-Mails zu priorisieren, indem er sie automatisch in die Registerkarten „Fokussiert“ und „Sonstiges“ sortiert. Um den fokussierten Posteingang zu aktivieren, gehen Sie zu „Ansicht“ > „Fokussierten Posteingang anzeigen“.
@Erwähnungen
Verwenden Sie @Erwähnungen, um die Aufmerksamkeit eines Kollegen auf bestimmte Punkte in einer E-Mail zu lenken. Geben Sie einfach „@“ gefolgt von seinem Namen ein, und Outlook hebt die Erwähnung hervor und fügt sie der Empfängerliste hinzu, falls sie nicht bereits enthalten ist.
Schnellschritte
Mit Schnellschritten können Sie allgemeine Aufgaben automatisieren, z. B. das Verschieben von E-Mails in einen bestimmten Ordner oder das Erstellen einer neuen Besprechungsanfrage. Gehen Sie zu „Start“ > „Schnellschritte“, um Ihre eigenen Schnellschritte zu erstellen und anzupassen.
Kalenderverwaltung
Farbkategorien: Verwenden Sie Farbkategorien, um Kalenderereignisse zu organisieren und zu unterscheiden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis und wählen Sie „Kategorisieren“, um eine Farbe zuzuweisen.
Zeitzonen: Planen Sie Besprechungen in verschiedenen Zeitzonen, indem Sie Ihrem Kalender zusätzliche Zeitzonen hinzufügen. Gehen Sie zu „Datei“ > „Optionen“ > „Kalender“ und wählen Sie „Zeitzonen“.
Regeln und Benachrichtigungen Automatisieren Sie die E-Mail-Verwaltung mit Regeln und Benachrichtigungen. Gehen Sie zu „Datei“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“, um Regeln zu erstellen, die eingehende E-Mails automatisch nach bestimmten Kriterien verschieben, kennzeichnen oder kategorisieren.
Tastenkombinationen
Verbessern Sie die Effizienz mit Tastenkombinationen. Einige nützliche Tastenkombinationen sind:
Strg + Umschalt + M: Neue E-Mail erstellen.
Strg + 1: Zur E-Mail-Ansicht wechseln.
Strg + 2: Zur Kalenderansicht wechseln.
Suchordner
Erstellen Sie Suchordner, um schnell auf E-Mails zuzugreifen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Gehen Sie zu „Ordner“ > „Neuer Suchordner“ und wählen Sie die Kriterien aus, die Sie verwenden möchten.
E-Mails archivieren
Halten Sie Ihren Posteingang organisiert, indem Sie alte E-Mails archivieren. Gehen Sie zu „Datei“ > „Extras“ > „Alte Elemente bereinigen“, um E-Mails in einen Archivordner zu verschieben.
Fazit
Wenn Sie diese Tipps und Tricks beherrschen, können Sie Microsoft Outlook 2019 optimal nutzen und Ihre E-Mail-Verwaltung und Produktivität verbessern. Egal, ob Sie einen vollen Posteingang verwalten oder Zeitpläne koordinieren, die Funktionen von Outlook 2019 können Ihnen helfen, organisiert und effizient zu bleiben.
